Un espace de collaboration
Le Portail / Self-service RH est un outil collaboratif qui automatise les processus RH manuels et augmente la productivité des collaborateurs. Ainsi, tout le monde peut effectuer des demandes RH qui seront alors traitées par le responsable hiérarchique. Par conséquent, le collaborateur a un meilleur aperçu de ses propres données, de son planning et de ses absences.
Les collaborateurs, managers et gestionnaires de la fonction RH communiquent au travers d’espaces dédiés et accessibles par un simple navigateur internet. En effet, le Portail / Self-service RH s’utilise pour effectuer toutes les demandes, validations, suivi d’alertes et consultations dans tous les domaines de la gestion des Ressources Humaines.
Enfin, véritable outil de travail collaboratif, grâce à la mise à disposition des collaborateurs une bibliothèque de documents. Le portail RH est aussi un moyen sûr et rapide de communication interne.
Pourquoi le self service RH ?
Grâce à la digitalisation d’une partie de la fonction RH, la Direction des Ressources Humaines pourrait ainsi mieux anticiper les besoins et les attentes futures des collaborateurs. En effet, le self service RH impacte positivement la relation entre la DRH et les collaborateurs.
Quelques cas d’utilisation du portail ou self service RH:
+ Accéder à l’annuaire ou trombinoscope de l’entreprise.
+ Faire les demandes de congés et absences.
+ Mettre à jour ses informations personnelles.
+ Visualiser son propre planning d’absences ainsi que celui de l’équipe.
+ Badger le temps de travail.
+ Consulter les compteurs de temps, par exemple, solde de congé et nombre d’heures travaillées.
+ Consulter les bulletins de paie.
+ Accéder au catalogue de formation et effectuer ainsi les demandes de formation.
+ Évaluer les formations suivies.
+ Préparer les entretiens annuels et professionnels.
+ Données RH mises à jour en temps réel.
Par ailleurs, à chaque fois qu’un collaborateur fait une demande sur son self-service RH, celle-ci suit un workflow de validation personnalisable.
L’objectif est donc triple et permet de :
1. Premièrement, offrir l’autonomie aux collaborateurs et le responsabiliser, en lui permettant de gérer lui-même ses informations personnelles.
2. Deuxièmement, standariser et flexibiliser les processus RH.
3. Enfin, recentrer les responsables RH sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Fonctionnalités
En résumé, les principales fonctionnalités du portail RH :
+ Personnalisation des demandes et des écrans de consultation.
+ Paramétrage des Workflows sur mesure, en fonction des types de population et des rôles affectés à chacun.
+ Gestion de toutes demandes et validation par workflow sans limites.
+ Suivi en temps réel de l’état de traitement des différentes demandes.
+ Personnalisation des alertes RH, par exemple : titularisation, expiration de dates…